lauantai 24. lokakuuta 2009

Miten keskiaikatapahtuma oikein järjestetäänkään?

Unikankare järjestää vuosittain perinteisen keskiaikatapahtuman Sydäntalvenjuhlan. Tänä vuonna ja edellisenäkin tapahtuman järjestelyissä vetovastuu on ollut allekirjoittaneella. Olen nimittäin toiminut tapahtuman pääjärjestäjänä eli keskiaikaseuran omalla slangilla tapahtuman autokraattina. Autokraatin lisäksi tarvitaan myös monia muita henkilöitä, jotta tapahtuma onnistuisi.

Seuran tapahtumissa on yleensä painopiste syömisellä ja hyvällä ruualla, ja sitä on tarjolla paljon. Niinpä tapahtumajärjestelyissä lähes yhtä paljon ellei jopa enemmänkin töitä saa tehdä tapahtuman pääkokki eli seuran slangilla feastokraatti. Hänen vastuulleen kuuluu mm.  pitkäjänteinen suunnittelutyö, kaupassakäynnin organisointi, allergikkojen huomioiminen, apulaisten haaliminen ja sekä sitten kaikkein tärkeimpänä se, että hommat sujuvat keittiössä ja ruuat valmistuvat ajallaan nälkäisten seuralaisten suihin. Itse tapahtuman aikana varmaan eniten töitä tekeekin juuri keittiön väki. Sydäntalvenjuhlassa keittiössä häärii aika monta vuotta peräkkäin voutimme Queniva.  Itse puolestaan hoidan Unikankareen järjestämän  historiallisen tanssileirin pääkokin virkaa, vaikka se ei virallinen keskiaikatapahtuma olekaan.

Sydäntalvenjuhlassa on myös perinteisesti järjestetty Nordic 1000-turnajaiset, joiden järjestelyistä vastaa marski eli seuran virallisella kielellä englanniksi ilmaistuna marshal-in-charge. Sellainen pitää olla kuningaskunnan lain mukaan nimettynä jokaisella tapahtumalla, jossa taistelutoimintaa järjestetään. Marski vastaa taistelijoiden turvallisuudesta ja siitä, että turnajaisissa kaikki sujuu niin kuin pitääkin. Autokraatin ja pääkokin lisäksi myös marski pitää olla nimettynä tapahtumailmoituksessa, jotta häneen voi ottaa tarvittaessa yhteyttä. 

Sydäntalvenjuhlassa kuten monissa muissakin seuran tapahtumissa on myös perinteisesti järjestetty tiede- ja taidekilpailu / näyttely. Tiede- ja taide kilpailusta vastaa yleensä alueen tiede- ja taidevastaava, mutta myös jokin muu asiaan perehtynyt taho voi vastata järjestelyistä.  Tiede- ja taidekilpailussa kilpaillaan siis siitä, kuka on pystynyt parhaiten tuottamaan jonkun keskiaikaisen esineen, esityksen tai muun asian ja dokumentoimaan sen luotettavin lähtein. Näyttelyissä puolestaan parasta työtä ei valita, vaan yleisö saa usein kannustaa osallistujia antamillaan lahjoilla.

Tapahtuman suunnittelu pitää myös aloittaa hyvissä ajoin. Tapahtumapaikan varausten käsittelyyn voi mennä yllättävän paljon aikaa ja seuramme kansainväliset säädökset vaativat tapahtumaimoituksen ilmestyvän kuningaskuntamme lehdessä tarpeeksi monta kertaa, jotta tapahtumasta tulisi virallinen SCA-tapahtuma. Tapahtuman suunnittelu on hyvä aloittaa jo siitä, että ottaa selville, mille viikonlopuille osuvat tärkeimmät kuningaskunnan tasoiset tapahtumat, sille niiden kanssa ei voi olla päällekkäin toista virallista tapahtumaa. Tapahtumailmoitusta lähetettäessä pitää siis olla tärkeimmät avainhenkilöt jo nimettynä sekä tapahtuman budjetin selvillä.

Tapahtumajärjestelyissä tarvitaan myös runsaasti uusia ideoita ja ideoijia. Vaarana kun vuosittain järjestettäissä tapahtumissa on, että ohjelma säilyy vuodesta toiseen pitkälti samana. Siksi järjestinkin torstaina luonani kokouksen, jossa idoitiin kaikenlaista uutta ja jännittävää tämän vuoden Sydäriin. Koska tapahtuma osuu ystävänpäivänviikonlopulle, valikoitui rakkaus ja Pyhä Valentinus aika itsestään selvästi tapahtuman teemaksi.

Nyt on siis saatu kaikki ennen tapahtumailmoituksen eteenpäin lähettämistä tehtävät järjestelyt valmiiksi ja ilmoittautuminen tapahtumaan on saatu avattua. Lisätietoja seuran järjestämästä Sydäntalvenjuhlasta saa siis osoitteesta: http:keskiaika.aaneton.net/midwinterfeast , jossa voi käydä myös ilmoittautumassa tapahtumaan.

Lady Gytha Bielke

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti